Microsoft 365 Backup: Warum Sie sich nicht auf Microsoft allein verlassen sollten

„Wir nutzen Microsoft 365, da liegen die Daten doch sicher bei Microsoft.” Diese Aussage hören wir regelmäßig von KMU, die gerade auf Office 365 oder Microsoft 365 umgestiegen sind. Sie ist nicht falsch – aber sie ist unvollständig. Und die Lücke kann teuer werden.

Was Microsoft wirklich sichert – und was nicht

Microsoft garantiert in seinen Service-Level-Agreements die Verfügbarkeit und Integrität der Infrastruktur. Das bedeutet: Die Rechenzentren sind redundant, die Daten werden gespiegelt, der Dienst ist in der Regel hochverfügbar. Microsoft schützt Sie vor Rechenzentrumsausfällen und Hardware-Fehlern.

Was Microsoft ausdrücklich nicht übernimmt:

• Versehentliches Löschen von Dateien oder E-Mails durch Nutzer: E-Mails im Papierkorb werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Dateien in SharePoint haben einen begrenzten Versionsverlauf.
• Ransomware-Verschlüsselung in OneDrive/SharePoint: Wenn ein Gerät mit Ransomware infiziert ist und OneDrive synchronisiert, werden verschlüsselte Versionen in die Cloud gespiegelt. Microsoft kann helfen – aber nur bis zu einem bestimmten Wiederherstellungspunkt.
• Daten von gelöschten Benutzerkonten: Wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt und das Konto deaktiviert wird, werden die Daten nach einer kurzen Übergangsfrist gelöscht – es sei denn, Sie haben manuell eine Kopie erstellt.
• Böswillige Aktionen: Ein Ex-Mitarbeitender, der kurz vor dem Ausscheiden Dateien löscht oder E-Mails exportiert.

Was ein Microsoft 365 Backup leisten muss

Ein vollständiges M365-Backup sichert alle relevanten Datenbereiche:

• Exchange Online: E-Mails, Kalender, Kontakte – auch gelöschte Postfächer ehemaliger Mitarbeitender
• SharePoint Online: Dokumente, Seiten, Listen
• OneDrive for Business: Persönliche Dateien aller Nutzer
• Microsoft Teams: Chatverläufe, Kanaldokumente, Besprechungsaufzeichnungen

Und es ermöglicht die gezielte Wiederherstellung: nicht nur „alles auf gestern zurücksetzen”, sondern „diese eine E-Mail von vor drei Monaten wiederherstellen”.

Bewährte Backup-Lösungen für Microsoft 365

Es gibt mehrere etablierte Drittanbieter-Lösungen:

Veeam Backup for Microsoft 365: Marktführer für Unternehmensumgebungen. Flexibel konfigurierbar, granulare Wiederherstellung, kann lokal oder in eine eigene Cloud-Instanz sichern.

Acronis Cyber Protect Cloud: Kombiniert Backup mit Endpoint-Security. Besonders für MSPs und IT-Dienstleister geeignet.

Barracuda Backup for M365: Einfache Bedienung, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für KMU, SaaS-Modell ohne eigene Infrastruktur.

Die Wahl der Lösung hängt von der Unternehmensgröße, dem verfügbaren Speicherort und dem Wiederherstellungs-SLA ab.

Was ein Backup nicht ersetzt

Ein Backup ist keine Sicherheitslösung – es ist der letzte Ausweg, wenn alle anderen Maßnahmen versagt haben. Backups ersetzen keine MFA, keinen Phishing-Schutz, keine Endpoint-Security. Sie ergänzen diese Maßnahmen.

Die Kombination macht Unternehmen resilienter: Prävention verhindert Vorfälle, Backup begrenzt den Schaden, wenn es doch passiert.

Backup-Tests: Der unterschätzte Teil

Ein Backup, das nie getestet wurde, ist kein Backup – es ist eine Hoffnung. VIOCOM empfiehlt, M365-Backups mindestens vierteljährlich auf Wiederherstellbarkeit zu testen. Dabei wird simuliert, was im Ernstfall gebraucht wird: eine gelöschte E-Mail, ein überschriebenes Dokument, ein deaktiviertes Konto.

VIOCOM richtet Microsoft 365-Backups für Unternehmen in Gladbeck und dem Ruhrgebiet ein – inkl. regelmäßigem Test-Reporting als Teil des VIOCORETEC-Pakets: Zu den Managed IT Services von VIOCOM