OneDrive vs. SharePoint: Die Unterschiede und wann Sie was nutzen

„Wo soll ich die Datei speichern – in OneDrive oder SharePoint?” Diese Frage stellen Mitarbeitende nach der Einführung von Microsoft 365 regelmäßig. Beide Dienste speichern Dateien in der Microsoft-Cloud, beide sind über den Browser oder den Windows Explorer erreichbar. Trotzdem sind sie für grundlegend verschiedene Zwecke gedacht.

OneDrive: Der persönliche Arbeitsspeicher

OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher jedes Nutzers. Jeder Mitarbeitende mit einer Microsoft 365-Lizenz bekommt 1 TB OneDrive-Speicher, der ausschließlich ihm gehört.

Was OneDrive ist:

• Persönlicher Dateispeicher für Arbeitsdokumente, die noch in Bearbeitung sind
• Synchronisiert automatisch mit dem Windows-Desktop, Dokumente-Ordner und weiteren lokalen Ordnern
• Zugänglich von allen Geräten des Nutzers (Windows, macOS, iOS, Android)
• Sharelinks ermöglichen die Weitergabe einzelner Dateien an Kollegen oder externe Personen

Wann OneDrive richtig ist:

• Eigene Entwürfe, Notizen, Arbeitsdokumente in Bearbeitung
• Dateien, die nur Sie brauchen oder die noch nicht fertig sind
• Persönliche Arbeitsunterlagen, die nicht zum Teambestand gehören

Wichtig: Wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt und sein Konto deaktiviert wird, werden seine OneDrive-Daten nach einer Übergangsfrist gelöscht. Dateien, die im Team benötigt werden, dürfen daher nicht dauerhaft nur in OneDrive liegen.

SharePoint: Die gemeinsame Teamablage

SharePoint ist die kollaborative Dokumentenplattform für Teams und Abteilungen. Jedes Microsoft Team in Teams basiert technisch auf einer SharePoint-Site – die „Dateien”-Registerkarte in Teams ist tatsächlich SharePoint im Hintergrund.

Was SharePoint ist:

• Gemeinsamer Dateispeicher für Teams, Projekte und Abteilungen
• Dokumente gehören dem Team, nicht dem einzelnen Nutzer
• Unterstützt komplexe Berechtigungsstrukturen (wer darf lesen, bearbeiten, verwalten?)
• Ermöglicht Wikis, Listen, Intranet-Seiten und strukturierte Inhaltsverwaltung
• Versionsverlauf, Genehmigungsworkflows und Metadaten möglich

Wann SharePoint richtig ist:

• Finale, freigegebene Dokumente, die das gesamte Team benötigt
• Vorlagen, Handbücher, Prozessdokumentation
• Projektdokumentation, die mehrere Personen gemeinsam bearbeiten
• Alles, was auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden verfügbar bleiben muss

Das Zusammenspiel in der Praxis

In einer gut strukturierten Microsoft 365-Umgebung arbeiten OneDrive und SharePoint Hand in Hand:

1. Sie beginnen ein Dokument in OneDrive – es ist Ihr Entwurf.
2. Wenn es fertig ist und ins Team gehört, verschieben Sie es nach SharePoint (in die entsprechende Teamsite oder Projektmappe).
3. Das Team arbeitet gemeinsam daran weiter – in SharePoint, synchronisiert über Teams.

Diese Arbeitsteilung verhindert Datenchaos: kein Suchen in 20 verschiedenen OneDrive-Ordnern verschiedener Kollegen, keine Unsicherheit, welche Version die aktuelle ist.

Migration und Einführung richtig angehen

Viele Unternehmen starten mit Microsoft 365 und nutzen standardmäßig alles in OneDrive – weil es einfacher eingerichtet ist. Das führt langfristig zu Problemen: Wissen geht verloren, wenn Mitarbeitende wechseln; Dateisuche wird zur Detektivarbeit.

Wer jetzt noch kein strukturiertes SharePoint-Konzept hat, sollte es nachholen. Eine durchdachte SharePoint-Architektur – mit Teamsites, Berechtigungsrollen und klaren Ablageregeln – spart langfristig erheblich Zeit.

VIOCOM unterstützt KMU in Gladbeck und dem Ruhrgebiet bei der Einführung und Strukturierung von Microsoft 365 – von OneDrive bis SharePoint: Zu den Managed IT Services von VIOCOM