SharePoint vs. klassisches Filesharing: Was eignet sich für KMU?

Das klassische Netzlaufwerk: vertraut und solide

Jahrzehntelang war das Netzlaufwerk der Standard. Ein zentraler Dateiserver, Ordner mit Zugriffsrechten, Mitarbeiter mappen das Laufwerk auf ihrem PC – fertig. Die Stärken sind offensichtlich: Jeder kennt das Prinzip, die Einrichtung ist überschaubar, und die Struktur lässt sich flexibel an Unternehmensprozesse anpassen.

In vielen KMU in Gladbeck und im Ruhrgebiet läuft diese Infrastruktur seit Jahren zuverlässig. Und für bestimmte Anwendungsfälle ist sie das auch heute noch.

Was SharePoint besser kann

Mit dem Wechsel zu Microsoft 365 liegt SharePoint oft bereits im Abonnement – und wird trotzdem nicht genutzt. Das ist verschenktes Potenzial, denn SharePoint bietet echte Vorteile gegenüber klassischen Dateiservern:

Versionierung: Jede Änderung an einem Dokument wird automatisch gespeichert. Sie können jederzeit eine frühere Version wiederherstellen – ohne Backup-Wiederherstellung, ohne IT-Aufwand. Bei versehentlich überschriebenen Dateien ist das Gold wert.

Externe Zusammenarbeit: Dokumente lassen sich mit Partnern, Kunden oder Steuerberatern teilen – ohne VPN, ohne Medienbruch. Ein gesicherter Link, Zugriffsrechte nach Bedarf, Ablaufdatum optional.

Integration mit Microsoft Teams: SharePoint ist das Dokumentenfundament hinter jedem Teams-Kanal. Dateien, die im Teams-Chat geteilt werden, liegen automatisch in SharePoint – strukturiert, durchsuchbar, versioniert.

Metadaten statt Ordnerchaos: Statt tief verschachtelter Ordnerstrukturen ermöglicht SharePoint die Verschlagwortung von Dokumenten. Suchen statt klicken – besonders bei großen Dokumentenmengen ein erheblicher Zeitgewinn.

Zugriff von überall: SharePoint funktioniert im Browser, in der Desktop-App und auf mobilen Geräten. Kein VPN erforderlich, kein Warteschleife für die Verbindung zum Büroserver.

Wann das Netzlaufwerk noch sinnvoll ist

Ehrlichkeit ist hier angebracht: SharePoint ist kein Allheilmittel. Es gibt Szenarien, in denen das klassische Netzlaufwerk die bessere Wahl bleibt.

Sehr große Dateien – CAD-Zeichnungen, Videodateien, Datenbank-Dumps – lassen sich über SharePoint nur umständlich bearbeiten. Hier ist ein lokaler Dateiserver mit schneller LAN-Verbindung deutlich performanter. Auch Anwendungen, die direkt auf Netzwerkpfade zugreifen (z. B. ältere ERP-Systeme), setzen oft ein klassisches Laufwerk voraus.

Viele Unternehmen fahren deshalb mit einer Hybridlösung gut: SharePoint für Dokumente, Präsentationen und Kommunikation – Dateiserver für große Arbeits- und Archivdaten.

Migration: Was zu beachten ist

Der Umstieg auf SharePoint ist keine reine Datenmigration. Es geht um die Neugestaltung von Arbeitsprozessen. Wer einfach die Ordnerstruktur des alten Servers 1:1 nach SharePoint kopiert, verschwendet die Möglichkeiten der Plattform.

Eine durchdachte Migration umfasst: Analyse der vorhandenen Strukturen, Definition von SharePoint-Sites und Bibliotheken, Klärung von Berechtigungskonzepten, Schulung der Mitarbeiter und – wichtig – die Definition klarer Ablageregeln, die auch nach dem Go-Live eingehalten werden.

Fazit

SharePoint und Netzlaufwerk schließen sich nicht aus. Entscheidend ist, welche Dokumente wie zusammenarbeiten müssen und welche Anforderungen an Zugriff, Sicherheit und Zusammenarbeit bestehen. Mit der richtigen Planung ist SharePoint für die meisten KMU ein echter Produktivitätsgewinn.

Sie wollen Microsoft 365 wirklich nutzen? VIOCOM begleitet Ihre SharePoint-Einführung von Anfang an.